UNICEF Mauritania: Administrative Assistant (Guest House), GS5, FT, Bassiknou, Mauritanie. #126718.

Sous la supervision de l'associé chargé des opérations (GS6), l'Administrative Assistant (Guest House) niveau G-5, apporte un soutien technique à la mise en place et à la gestion des procédures administratives et financières pour les maisons d'hôtes, conformément aux procédures administratives et financières de l'UNICEF. Il/elle fait preuve d'une approche orientée vers le client, d'un sens élevé des responsabilités, de courtoisie, de tact et d'une capacité à travailler avec des personnes d'origines nationales et culturelles différentes.

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Pour chaque enfant, un soutien.

Comment pouvez-vous faire un impact ?

L'UNICEF travaille en Mauritanie pour venir en aide aux enfants les plus vulnérables, notamment pour qu'ils aient accès à des services de santé, une alimentation, de l'eau et une éducation de qualité et qu’ils grandissent protégés contre la violence et l’exploitation, d’où qu’ils soient et où qu’ils vivent. 

Objectif du poste :

Le poste d'Administrative Assistant (Guest House) est créé pour relever le défi de la gestion de la Guest House de Bassiknou dont l'UNICEF est responsable. l'Administrative Assistant (Guest House) fournira un soutien  administratif afin d'assurer le respect des procédures financières et administratives de l'UNICEF. Il/elle travaillera avec les unités administratives d'autres agences des Nations Unies afin d'assurer le recouvrement de tous les coûts des services offerts par la Guest House. Il/elle sera directement supervisé(e) par l'associé(e) aux opérations et bénéficiera des conseils du chef de bureau de terrain Bassiknou P3  qui supervise la gestion globale du complexe de l'UNICEF basé à Bassiknou.

Fonctions clés, responsabilités et tâches connexes:

1. Soutenir le personnel, les consultants et les partenaires dans l'organisation de l'hébergement

2. Fournir une assistance technique dans la gestion de tous les bâtiments de l'UNICEF et des invités.

3. Préparer des rapports périodiques sur les maisons d'hôtes.

• Procéder à une gestion complète et régulière des ressources de la Guest house;
• Assurer la gestion de ces ressources et en rendre compte régulièrement au supérieur hiérarchique.
• Contribuer à l'élaboration des règles et procédures ainsi que des processus administratifs ;
• Gérer les réservations d'hébergement à la Guest house si elles sont disponibles ou dans d'autres hôtels recommandés et assurer
• une planification parfaite de l'enregistrement et de l'arrivée, des check-in et check-out, en assurant la qualité des services à la Guest house;
• Assurer la gestion du personnel de la Guest house.
• Assurer la gestion quotidienne de la Guest house et veiller à ce que les conditions d'hébergement, l'hygiène et la sécurité répondent aux normes fixées par l'Organisation.
• Informer le supérieur hiérarchique et veiller à ce que les mesures correctives appropriées soient prises ;Participer à l'élaboration, à la mise en œuvre et au suivi régulier des outils d'évaluation de la gestion de la Guest house et faire des rapports périodiques au supérieur hiérarchique.
• Élaborer des termes de référence pour le recrutement de services professionnels pour la Guest House et les soumettre à la revue du supérieur hiérarchique direct.
• Avec l'aide des Unites de l'approvisionnement et de l'administration, mettre à jour l'inventaire de tous les équipements de l'UNICEF.
• Effectuer des inventaires physiques intermédiaires et annuels, réconcilier les données de l'inventaire physique avec les données stockées dans le système pour s'assurer qu'elles sont complètes,
• Identifie les incohérences pour les corriger.
• Aider à la préparation du rapport annuel ;
• Préparer une liste d'articles et d'équipements à soumettre au PSB (Property Survey Board) et mettre à jour les recommandations exécutées dans le cadre de la vision;
• Assurer le suivi  des réparations mineures dans les domaines de l'électricité, de la plomberie et de la menuiserie dans les maisons d'hôtes et dans les différents bureaux;
• Contribuer à la mise en œuvre du plan d'approvisionnement en émettant des demandes locales et externes et en introduisant le paiement des factures dans le système comptable de l'UNICEF.
• Préparer la correspondance, les rapports spéciaux, les évaluations et les justifications demandées par l'administration en général ou les tâches spécifiques qui peuvent être effectuées par l'UNICEF.
• fournir une assistance administrative à l'enquête sur le coût de la vie, si nécessaire ;
• Contrôler et superviser le travail des agents de nettoyage, de plomberie, d'électricité, qui s'engagent à assurer les installations sécurité;
• Fournir un soutien administratif dans l'organisation de réunions et de séminaires impliquant des fonctionnaires et / ou d'autres invités de l'UNICEF.
• Fournir un appui administratif lors de l'inventaire du matériel de bureau et de la création des demandes d'achat et du fonds;
• Effectuer toute autre tâche confiée par le superviseur ;
• Tenir à jour les dossiers et les registres relatifs aux voyages.

Pour être considéré comme un champion de la cause de chaque enfant, vous devez...

Education:

Un diplôme d'études secondaires est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés à la gestion administrative, à la logistique, à l'approvisionnement ou à un domaine connexe.

Expérience professionnelle:

- Un minimum de 5 ans d'expérience pertinente en gestion administrative, logistique, approvisionnement ou tout autre domaine connexe

- Un diplôme de licence dans le domaine de la gestion administrative, logistique, approvisionnement ou tout autre domaine connexe  peut remplacer trois ans d'expérience professionnelle. 

- Un master dans le domaine de la gestion administrative, logistique, approvisionnement ou tout autre domaine connexepeut remplacer deux années supplémentaires.

-Compétences linguistiques :

- La maîtrise du français est requise. La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU (arabe, Anglais, chinois, français, russe ou espagnol) ou d'une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez...

Les valeurs fondamentales (CRITAS) déterminent tout ce que nous faisons et comment nous le faisons. Découvrez notre Charte des valeurs: https://uni.cf/UNICEFValues

Core Values:

    - Bienveillance

    - Respect

    - Intégrité

    - Confiance

    - Responsabilité

    - Durabilité

Compétences fonctionnelles:

1. Nourrir, diriger et gérer les personnes (1)
2. Fait preuve de conscience de soi et de conscience éthique (1)
3. Travaille en collaboration avec d'autres personnes (1)
4. Établir et maintenir des partenariats (1)
5. Innover et accepter le changement (1)
6. Pense et agit de manière stratégique (1)
7. Volonté d'obtenir des résultats percutants (1)
8. Gère l'ambiguïté et la complexité (1)

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidat(e)s en suivant le cadre de compétences. Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux: competency framework here.

Remarques:

L'UNICEF s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel et encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion ou d'origine ethnique, y compris les personnes vivant avec un handicap, à postuler pour rejoindre l'organisation. Nous offrons un large éventail d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses pour l'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L'UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout(e) candidat(e) considéré(e) pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidat(e)s sélectionné(e)s peuvent être tenu(e)s de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

              Les candidatures féminines et celles des personnes vivant avec un handicap sont vivement encouragées.

                               Cliquez sur le lien suivant  pour voir la vidéo : https://uni.cf/47mx4rI

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.

We offer a wide range of benefits to our staff, including paid parental leave, breastfeeding breaks and reasonable accommodation for persons with disabilities. UNICEF strongly encourages the use of flexible working arrangements.

UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF also adheres to strict child safeguarding principles. All selected candidates will be expected to adhere to these standards and principles and will therefore undergo rigorous reference and background checks. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.

Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.

Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.