Assistant(e) Administratif (ve)

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En RDC, OCHA a le mandat de la coordination inter agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la RDC et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies en République Démocratique du Congo (UNOCHA) a ouvert, dans le cadre de sa stratégie de coordination décentralisée et de proximité, des sous bureaux et antennes humanitaires pour une durée limitée, dans des zones nouvellement accessibles, oubliées ou dans lesquelles des nouvelles dynamiques appellent un renforcement de la coordination, du plaidoyer humanitaire et particulièrement répondre efficacement aux multiples crises en RDC.

Ces structures servent de lieux d’échanges entre les ONG, les agences Onusiennes et les autorités, de relais de coordination humanitaire et couvrent une zone géographique déterminée. C’est dans ce contexte que cet appel à candidature est lancé.Ce poste est initialement basé à Kinshasa mais peut, à l’avenir, être transféré dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

Sous la supervision directe de la Cheffe d'Unité Finances et Voyages et la supervision générale du Chef de Section Administration et Finances, l’Assistant (e) Administratif(ve) assure les taches relevant de son domaine d’une manière efficace et efficiente, faisant preuve d’une grande confidentialité dans l’exercice de ses fonctions.

L’Assistant(e) Administratif(ve) assiste la Cheffe d'Unité Finances et Voyages et travaille en étroite collaboration avec toutes les unités de la Section Administration et Finances de OCHA RDC à Kinshasa et sur le terrain.

Duties and Responsibilities

Le (la) titulaire devra exercer les fonctions principales suivantes :

Au plan administratif et logistique

1. Être lead pour le service de voyage en s’assurant que tout voyage officiel est effectué selon les règles des Nations Unies en matière de voyage (avec des compagnies autorisées, visa de sécurité obtenu à l’avance etc.…) que tous les documents de voyage du staff sont valides avant d’initier toutes démarche en matière de voyage (passeport, visa, carte jaune etc.…)
2. Traiter toutes les demandes de voyages soumises dans la plateforme de voyage de OCHA à temps et dans les délais
3. Préparer les réservations de voyage et d'hôtel, traiter les demandes des visas, des cartes de service et d'autres documents dans les délais.
4. Fournir des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration générale et aux voyages.
5. Aider à la résolution des problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et éventuellement, prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées relatives aux voyages ;
6. Evaluer les incidences des changements des processus et procédures de voyage et présenter des recommandations sur les mesures de suivi au Chef de l’unité Finance et Voyage et/ ou au Chef de Section ou à son représentant ;

Au plan technique

1. Gérer la base de données des voyages de OCHA sur Ms Access
2. Aider à la migration de la base de OCHA de Access vers Sharepoint
3. Aider au développement et au déploiement de la base de données voyage sur Powerapps.
4. Produire différents rapports/ statistiques pertinents par trimestre.
5. Apporter un appui dans la préparation du budget et collecter/ fournir les informations dans la préparation des audits.
6. Tenir un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches ;
7. Exécuter toutes autres tâches que confierait le superviseur hiérarchique.

Competencies

D. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES

Éducation :

Un diplôme d’Etat est une exigence. Une formation supplémentaire en Droit, Gestion, Economie, Administration ou tout autre discipline similaire serait souhaitable. 

Un diplôme en informatique notamment dans la gestion des bases de données est requis.

Expérience : Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine de l’Administration et/ ou voyage et une expérience dans la gestion des bases de données de 5 ans est requis.

Une expérience dans le Système des Nations Unies ainsi que la maîtrise des ERPs utilisés comme Umoja, Quantum etc, ainsi que l’utilisation des logiciels de bureau (Word, Excel, Access, Internet) serait un atout considérable.

Langues :     -    Maîtrise parfaite du français écrit et parlé

• Connaissance professionnelle de l’anglais
• La maitrise des langues de la localité.

Required Skills and Experience

COMMENT POSTULER :

Chaque candidat doit joindre à travers le site un seul fichier de candidature (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

1. Une lettre de motivation pour le poste (maximum 1 page) ;
2. Un formulaire P11 à jour (signé et daté). Le formulaire peut être téléchargé sur le site du PNUD;
3. Un Curriculum Vitae à jour (maximum 2 pages) ;
4. Une attestation de nationalité ou copie carte d’électeur/ passeport national etc.;

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA applique une politique de tolérance zéro contre les cas d’exploitation sexuelle, abus sexuels et du harcèlement sexuel.

Selon la Circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2003/13, l’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « abus sexuel » toute atteinte sexuelle commise avec force, contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, la menace d’une telle atteinte constituant aussi l’abus sexuel. Le « harcèlement sexuel » implique toute avance sexuelle non souhaitée, toute demande de faveur sexuelle, toute conduite verbale ou physique ou tout geste de nature sexuelle, ou tout autre comportement de nature sexuelle auquel on pourrait raisonnablement s'attendre ou sembler choquer ou humilier. Le harcèlement sexuel peut se produire lorsqu'il interfère avec le travail, devient une condition d'emploi ou crée un environnement intimidant, hostile ou offensant.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.